Книга покупок НДС, как и книга продаж НДС, является важным документом, связанным с вычетом налогов. В ней отображаются денежные операции. Книга покупок НДС ведется для подтверждения оплат налога на добавленную стоимость. Когда совершается покупка товара, оказание услуг, выполнение работ, то необходимо определить сумму налога. Он будет подлежать вычету. Порядок этого должен соответствовать Налоговому Кодексу.
Постановление РФ от 26.12.2011 №1137 установило форму книги покупок НДС и порядок его заполнения. Книга зачастую заполняется в электронном виде, однако по окончанию налогового периода, который длиться один квартал, распечатывается. Она представляет собой таблицу на нескольких листах формата А4. На них должна быть печать организации и подпись руководителя. Срок хранения книги – 4 года с момента даты последней записи.
Книга покупок НДС является очень важным, поэтому его внимательно проверяют представители налоговых органов. Может быть отказано в вычете НДС в случае обнаружения ошибок. Конечно, предусмотрены изменения в книге покупок для их исправления. Если после обнаружения ошибок их исправили, то можно повторно направить счет-фактуру. При этом нужно указать номер и дату исправления. Первоначальный отчет не регистрируется в книге покупок.
В книге покупок НДС необходимо указать:
1) Инициалы индивидуального покупателя или наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;
2) Идентификационный код налогоплательщика;
3) Код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя;
4) В графе 1 книги покупок НДС указывается порядковый номер записи сведения о счете-фактуре;
5) В графе 2 книги покупок НДС – код вида операции по перечню, который утверждается федеральным органом исполнительной власти (в редакции Постановления РФ от 30.07.2014 №735);
6) В графе 3 книги покупок НДС – порядковый номер и дата счета-фактуры продавца;
7) В графе 4 книги покупок НДС – порядковый номер и дата исправления счета-фактуры;
8) В графе 5 – порядковый номер и дата составления корректировочного счета-фактуры, указанные в строчке 1 корректировочного счета-фактуры;
9) В графе 6 – порядковый номер и дата составления корректировочного счета-фактуры. Графа не заполняется, в случае отсутствия данных, отраженных в строчке 1а корректировочного счета-фактуры;
10) Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога;
11) В графе 8 – дата принятия на учет товаров, имущественных прав;
12) В графе 9 книги покупок НДС – наименование продавца;
13) В графе 10 – код причины поставки на учет налогоплательщика-продавца и идентификационный код налогоплательщика;
14) В графе 11 – наименование посредника, приобретающего товары;
15) В графе 12 – идентификационный номер налогоплательщика и код причины поставки на учет посредника;
16) В графе 13 книги покупок НДС – номер таможенной декларации при реализации товаров, ввезенных на территорию РФ;
17) В графе 14 – наименование и код валюты, являющейся единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров;
18) В графе 15 – стоимость товаров, указанная в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры;
19) В графе 16 книги покупок НДС – сумма налога на добавленную стоимость по счету-фактуре.
Счета-фактуры должны регистрироваться в книге, если покупатели перечисляют деньги продавцу в виде оплаты за товары, услуги, выполнение работ. Это также касается передачи имущественных прав. После фиксации сумм, определяется сумма НДС. Порядок предъявления к вычету установлен главой 21 Налогового кодекса РФ.
Не все счета-фактуры регистрируются в книге покупок. Например, если они были получены при безвозмездном оказании услуг или выполнении работ. Также это касается купли/продажи ценных бумаг или иностранной валюты участником биржи (брокером), оформления поставщиком на суммовую разницу, получения комиссионером (агентом) товара от комитета (принципала) для реализации.
Стоит также отметить и последние изменения по книге покупок НДС. 29.10.2014 г. приказом №ММВ-7-3/558@ был утвержден формат предоставления данных документа в составе декларации на добавленную стоимость. С отчета за І квартал 2015 г. книга начала полностью отражаться в разделе 8 налоговой декларации по НДС.